La presente investigación se desarrolló en un almacén de una cadena de comida rápida reconocida en Bolivia, la misma describe el proceso para lograr la medición del abastecimiento tomando en cuenta los procesos de recepción, almacenamiento y gestión de pedidos. El objetivo de este estudio fue la realización de una propuesta que permita la mejora en la eficiencia de los procesos logísticos en almacenes. La información obtenida se analizó bajo la metodología de lean logistics, que permitió la identificación de los desperdicios en el almacén mediante la realización de encuestas y elaboración del mapa de flujo de valor. El procesamiento innecesario, movimiento innecesario de personas y espera de empleados son los desperdicios más frecuentes en este tipo de procesos, por tanto, se elaboró una propuesta basada en el trabajo estandarizado, creando un modelo de gestión de procesos que tiene como objetivo la estructuración de procesos para crear indicadores que permitan observar el desempeño de los trabajadores e identificar nuevas oportunidades de mejora. Esta investigación contribuye al campo de la gestión de almacenes, presentado una propuesta para mejorar los procesos de abastecimiento, al adoptar el modelo de gestión de procesos los almacenes pueden lograr una cultura de mejora continua, lo que lleva a la optimización, mayor eficiencia en los procesos y mayor satisfacción al cliente.

1. Introducción

La filosofía lean surgió en un contexto de manufactura, por tanto, tiene un enfoque específicamente en los procesos que involucran la producción. Con el paso del tiempo, fue incrementando la importancia de los procesos que dan soporte a la producción, como ser los procesos logísticos abastecimiento que se encargan del resguardo de la materia prima o materiales requeridos para la producción, por tanto, esta filosofía se fue diversificando para que pueda ser aplicada en todas las áreas de una empresa. Frente a la competitividad existente y con el fin de alcanzar un buen espacio en el mercado, las empresas empiezan a ver oportunidades de diferenciación basadas en la filosofía lean para crear una cultura de mejora continua en la empresa tomando en cuenta a todos los trabajadores. Lean logistics es una metodología que propone la optimización de los procesos relacionados con la cadena de suministro y logística, dando un enfoque especial a la gestión de almacenes, por tanto, la aplicación de sus herramientas en almacenes de diferentes rubros es importante para lograr procesos cada vez más eficientes.

El propósito de este texto es dar a conocer como la metodología lean logistics permite la identificación de desperdicios y el desarrollo de oportunidades de mejora a partir de sus herramientas aplicables en el abastecimiento desde la perspectiva de almacenes, esto para optimizar los procesos logrando un incremento en la eficiencia y reducción de tiempos, defectos e incluso costos. Este artículo inicialmente contiene una revisión de literatura para que se puedan comprender conceptos importantes en el rumbo de la investigación, posteriormente se describe la metodología utilizada para la recopilación y análisis de información del diagnóstico, cuyos resultados se demuestran en la parte de resultados junto con la propuesta realizada, finalmente se encuentra la parte de discusión y conclusiones en relación a los resultados alcanzados.

2. Revisión de literatura

Como parte de la cadena de suministro, el abastecimiento se enfoca principalmente en el movimiento y almacenaje de bienes, garantizando una entrega oportuna y eficiente a los clientes; las actividades involucradas son el almacenamiento, gestión de pedidos y transporte (ISIL, s.f.). El concepto de abastecimiento está relacionado directamente con la gestión de almacenes, dado que ambos comparten procesos similares como la recepción, almacenamiento, control de inventario, preparación de pedidos y despacho, que tienen como objetivo el mantenimiento de bienes en un espacio con condiciones óptimas y su respectivo movimiento incluyendo el transporte.

La gestión de almacenes comprende la recepción, almacenamiento y movimientos de productos dentro del almacén, además del control de información. La responsabilidad principal de un almacén se basa en la recepción de productos y su mantenimiento en condiciones óptimas, todo esto manteniendo un registro y evidencia de todo ello (Asencio, s.f.).

Lean logistics viene siendo la dimensión logística de la filosofía lean manufacturing, está relacionada con la cadena de suministro y la eliminación de desperdicios para mejorar la eficiencia y aumentar la transparencia de los procesos (Mesa y Carreño, 2020). Los principales objetivos de esta metodología y sus herramientas es mejorar y lograr procesos eficientes, mejorar el nivel de servicio, reducir tiempos y aumentar la productividad (Juanes, s.f.). El trabajo estandarizado es parte del fundamento de las herramientas lean con el fin de simplificar el aprendizaje del personal, trae beneficios en la calidad, costos, cumplimiento y seguridad para los trabajadores; los estándares son descripciones que nos indican el modo de hacer las cosas y se crean para mejorarlos constantemente (González, 2007).

3. Metodología

En este estudio, la metodología se basó en la aplicación de la filosofía lean logistics y sus herramientas para el diagnóstico y detección de los desperdicios más frecuentes en el almacén, y para desarrollar propuestas que permitan reducirlos o eliminarlos. Por tanto, los datos fueron recolectados a través de encuestas realizadas a los trabajadores, observación directa y medición de tiempos.

Se diseño una encuesta de 23 preguntas con una escala de Likert (Siempre – Casi siempre – A veces – Casi nunca – Nunca), en la cual los trabajadores del almacén calificaron la frecuencia de ocurrencia de ciertas situaciones problemáticas en su espacio de trabajo. La encuesta fue dividida en tres secciones, cada una correspondiente a cada proceso estudiado: recepción, almacenamiento y preparación de pedidos. Los resultados permitieron obtener las puntuaciones de cada pregunta y, por tanto, la identificación de los problemas y desperdicios presentes en el almacén, además de la frecuencia de ocurrencia de ambos.

Mediante la observación directa a los procesos y su respectiva medición de tiempos, se elaboró el mapa de flujo de valor actual, donde se determinó el tiempo de ciclo de cada proceso, calculando así el total de tiempos que añaden valor y que no añaden valor. Adicionalmente, se obtuvo una visión general del flujo de información y de las relaciones con proveedores y clientes internos, con el fin de identificar oportunidades de mejora basadas en las herramientas de la filosofía lean.

4. Resultados

A través de la encuesta realizada, se determinó que los problemas principales en el almacén son:

• No se cuenta con procedimientos establecidos
• Mucho movimiento y demoras en los procesos
• Faltan equipos para la ejecución de los procesos
• No se recibe información de cómo almacenar los productos
• Se improvisan áreas de almacenaje

Posteriormente, los problemas identificados se relacionaron con los desperdicios que generan para identificar cuales son los que ocurren con más frecuencia en el almacén.

Figura 1

Diagrama Pareto de Desperdicios Identificados

Por tanto, como resultado de las encuestas realizadas a los trabajadores del almacén, los desperdicios más frecuentes son el procesamiento innecesario, movimiento innecesario de personas y espera de empleados. Los desperdicios identificados se pueden relacionar directamente con la forma en que se realizan los procesos, dado que se hace referencia a movimientos innecesarios y esperas de los trabajadores que pueden ser provocados por una incorrecta ejecución de los mismos.

En cuanto al mapa de flujo de valor actual elaborado (ver Figura 2), se observa de forma general cómo opera el almacén, los tiempos disponibles y de ciclo de cada proceso. Como resultado del mismo se encontraron ciertas oportunidades de mejora relacionadas con la estandarización de procesos, inventarios, defectos y movimientos innecesarios.

Figura 2

Mapa de Flujo de Valor Actual

A partir de los resultados obtenidos en la etapa del diagnóstico, se evaluaron las diferentes soluciones según las herramientas lean logistics que se podrían aplicar para la reducción o eliminación de los desperdicios como ser: trabajo estandarizado, 5S, control visual, clasificación ABC e indicadores logísticos.

Específicamente para este trabajo, se desarrolló una propuesta basada en el trabajo estandarizado, el cual logrará que se tengan los procesos estructurados, con registros que permitirán el cálculo de indicadores y su respectiva visualización para identificar próximas oportunidades de mejora más enfocadas en problemas específicos. Esta propuesta se basó en una nueva estructuración de los procesos, actualización de registros y cálculo de indicadores que permitan observar el desempeño de los trabajadores y del almacén.

A partir de la propuesta desarrollada se planteó un modelo de gestión de procesos (ver Figura 3), el cual es un ciclo que permite la mejora continua en el área. El fin de este modelo es lograr su aplicabilidad en los procesos logísticos relacionados con el abastecimiento de almacenes, para lograr que se tengan procesos formalmente establecidos y con la posibilidad de tener una mejora continua.

El primer paso del modelo es la identificación y selección de aquellos procesos que tengan problemas en su ejecución y requieran la aplicación del modelo. Posteriormente, se realizará la recopilación de información cualitativa y cuantitativa para observar cómo se están dando los procesos actualmente, la identificación de desperdicios e identificar oportunidades de mejora, los datos obtenidos permitirán la elaboración del mapa de flujo de valor, cálculo de indicadores, etc.; una vez entendiendo lo que ocurre realmente en los procesos, estos se deben comparar con modelos de referencia, por ejemplo, con el modelo SCOR, y ver el nivel de cumplimiento respecto a estos, identificando así aquellas actividades que no se están realizando correctamente. Entendiendo las deficiencias en los procesos, se procede a la estructuración de los mismos en base a los modelos de referencia tomados en cuenta en la comparación y buenas prácticas, lo que permitirá tener procesos con registros que brindarán los datos e información suficientes para el cálculo de nuevos indicadores que permitan medir el desempeño del almacén. Una vez se tengan los procesos estructurados y descritos de manera detallada, sigue el paso de la implementación, en el cual se debe capacitar al personal para que ejecute los procesos correctamente junto con el llenado de los registros, además de motivarlos para que se sientan parte del proceso de mejora continua, permitiendo que vean su desempeño y den sugerencias para un mejor desarrollo del área. Cuando los procesos ya se estén ejecutando de acuerdo a la nueva estructuración, se debe hacer un seguimiento para verificar el cumplimiento, el llenado de los registros, cálculo de indicadores y su respectiva visualización para observar cómo se están llevando a cabo los procesos a partir de las mejoras realizadas. Finalmente, se encuentra la etapa de mejora continua en la cual, a partir de los resultados que arrojan los indicadores, se identifican nuevas oportunidades de mejora para seguir con el proceso de optimización, entendiendo de mejor manera los problemas que existen en los procesos.

Figura 3

Modelo de Gestión de Procesos

5. Discusión

A partir de los resultados obtenidos en el diagnóstico realizado, se pudo evidenciar que en los almacenes existen evidentes desperdicios relacionados con el actuar de los trabajadores que pueden ser mejorados mediante herramientas lean logistics. Si bien tienen estas herramientas tienen una base en la filosofía lean manufacturing, se debe analizar su aplicabilidad en los procesos logísticos, que no incluyen como tal la fabricación de productos y maquinaria.

Debido a que su enfoque se basa en la atención al cliente, las cadenas de comida rápida dejan de lado aquellos procesos relacionados con el abastecimiento, sin embargo, mediante esta investigación se da la importancia debida a los procesos logísticos para incrementar la eficiencia del almacén y reducir aquellos desperdicios que pueden generar problemas más adelante en la cadena de suministro, dado que es el área que se encarga de enviar todo aquello necesario para satisfacer a los clientes. Por tanto, en los almacenes de este tipo de empresas se ejecutan procesos que no cuentan una estructura definida, por lo que no se pueden medir para verificar su cumplimiento y no permiten la mejora continua; como bien se dice, aquello que no se puede medir, no se puede mejorar.

Para la propuesta, se consideró el trabajo estandarizado como un primer paso muy importante para alcanzar la mejora continua en este tipo de almacenes, con el fin de que tengan una estructura para llevar a cabo sus procesos y un mejor control de lo que está pasando en el día a día. Se considera de mucha importancia la motivación a los trabajadores para que sientan los beneficios de la aplicación de esta metodología en su trabajo y sean parte del proceso viendo cómo afecta su desempeño en las actividades del almacén, además de brindar sugerencias a partir de cómo perciben los resultados que arrojan los indicadores.

6. Conclusiones

La implementación de la filosofía lean y el modelo de gestión de procesos en las actividades logísticas de abastecimiento en almacenes representan una gran oportunidad para lograr la diferenciación entre las diferentes empresas del rubro, se espera lograr procesos más confiables y eficientes con oportunidad de ser mejorados constantemente, evitando aquellos errores que afectan en la calidad del producto y servicio al cliente ocasionando costos adicionales debido a los movimientos que deben efectuarse para su corrección.

Si bien este tipo de procesos logísticos llegan a generar un valor intangible, son gratamente percibidos y valorados por los clientes, ya que el conocimiento de cómo una empresa trabaja para entregarles lo mejor les genera más confiabilidad en el producto y en la empresa. Con la propuesta realizada se garantiza que los productos sean almacenados en condiciones óptimas hasta el momento de su envío, el cual debe entregarse en el lugar correcto, en cantidades correctas y en las mejores condiciones para el producto.

El análisis de los procesos mediante la metodología lean logistics permitió que se llegue a las causas profundas de los problemas presentes en el almacén y analizar las posibles soluciones a partir de aquellas herramientas lean que puedan ser aplicables en este tipo de procesos. Mediante el modelo de gestión de procesos se logrará obtener procesos estandarizados, que junto con la participación activa de los trabajadores serán aspectos importantes para alcanzar el éxito en un cambio de cultura orientada en la mejora continua.